Работа организации немыслима без обмена сообщениями, письмами, служебными записками, протоколами, формулярами, контрактами, накладными и прочими документами между исполнителями и подразделениями.
Мы предлагаем следующие услуги по автоматизации документооборота и делопроизводства:
Анализ документооборота
- Анализ на полноту и оптимальность бумажного документооборота;
- Анализ конфиденциальности, открытости и доступности информации;
- Уточнение организации связи бумажного и электронного документооборота;
- Анализ маршрутизации и регламента сбора и ввода документов;
- Построение AS IS модели электронного документопотока;
- Анализ документооборота планово-экономических подразделений;
- Анализ документооборота между руководством предприятия и подразделениями, отвечающими за оперативный учет, а также планово-экономическими подразделениями;
Оптимизация документооборота
- Построение TO BE модели электронного документопотока;
- Формирование документооборота как внутри подразделений, так и между региональными центрами и центральным офисом;
- Разработка статистической отчетности для руководства о документопотоках суммах и динамике потоков документов;
- Учет и контроль исполнения и учета корреспонденции;
- Разработка системы защиты документов от несанкционированного доступа;
- Утверждение инструкции по делопроизводству.
Автоматизация делопроизводства
- Выбор и внедрение оптимального программного обеспечения для документооборота и делопроизводства.
Оптимизация учета договоров
- Унификация форм договоров и разработка унифицированного перечня и внутрикорпоративных стандартов по формам договоров;
- Согласование сроков подписания, этапов контроля исполнения, штрафных санкций, условий пролонгации и т.д.;
-Заведение форм договоров имеющихся на предприятии;
- Разработка системы планирования и учета операций с договорами.
Автоматизация учета договоров
- Настройка модуля связи с системой бухгалтерского учета;
- Настройка модуля связи с модулем маркетинга и продаж.